Wzorem dokumentu możemy mianować jakikolwiek prototyp, na podstawie którego został utworzony inny dokument. Wykorzystanie takiego schematu w znaczny sposób umożliwia skrócenie czasu tworzenia dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość również zminimalizować ryzyko wystąpienia przekłamań w dokumencie, który stworzyliśmy.
Charakterystycznym rodzajem dokumentu, jest dokument rachunkowy, jaki tworzy się w wyniku utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, jakie zachodzą między poszczególnymi subiektami bądź stronami. Taki akt prawny często tytułowany jest dowodem, ponieważ na jego zasadzie możemy dochodzić swoich pretensji zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do tego celu wyznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.
I tak więc mamy możliwość podzielić je na:
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to na przykład dokumenty obrotu kasowego, obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zastępcze – wystawione do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i oddane w prawidłowym brzmieniu klientowi,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które ujmują uprzednio dokonane zapisy wg nowych wymagań klasyfikacyjnych,,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez zewnętrznych klientów, np. rachunki i faktury
• Korygujące.
Dowody rachunkowe odgrywają bardzo ważną rolę również jako podstawa zeznania finansowego oraz źródło analizy finansowej. Winny być współmierne z tokiem operacji gospodarczej, dlatego nie powinny zawierać w żadnym wypadku omyłek, poprawek czy prób usunięcia danych. Dokument z takimi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować.
Dowód rachunkowy musi posiadać między innymi:
• Sprecyzowany rodzaj dowodu,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Sygnatury osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Czas zdarzenia i datę stworzenia dowodu rachunkowego,
• Charakterystykę działania, jego wartość, jednostki
• Adnotację potwierdzającą weryfikację i zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód musi być sporządzony w sposób przejrzysty i zrozumiały dla obu stron, ale również dla jednostek kontrolnych, a także musi być przygotowany w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim pojawią, muszą być zapisane w walucie polskiej (naliczone po kursie z dnia utworzenia operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie niniejszych dokumentów.